Как эффективно «оптимизировать» документооборот
Правила документооборота — один из важных элементов учетной политики. Предприятие обязано сформировать их и утвердить. По нашему мнению, график документооборота делать частью приказа об учетной политики не целесообразно. Лучше записать в нем: «Документирование хозяйственных операций осуществляется в соответствии с графиком документооборота, который руководитель организации утверждает отдельным приказом». Тогда вы сможете править график так часто, как это потребуется, в отличие от учетной политики. Ведь что-либо изменять в ней можно только с начала года.

 Как эффективно «оптимизировать» документооборот

 

В систему документооборота предприятия входят всевозможные документы – письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые отчеты и т. п. И от того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.




Правила документооборота — один из важных элементов учетной политики. Предприятие обязано сформировать их и утвердить. По нашему мнению, график документооборота делать частью приказа об учетной политики не целесообразно. Лучше записать в нем: «Документирование хозяйственных операций осуществляется в соответствии с графиком документооборота, который руководитель организации утверждает отдельным приказом». Тогда вы сможете править график так часто, как это потребуется, в отличие от учетной политики. Ведь что-либо изменять в ней можно только с начала года.

Чтобы проверка не повлияла на документооборот 

Чтобы предоставление проверяющим документов не повлияло на нормальный документооборот, документы следует предоставлять в определенной последовательности и только указанные в удостоверении на проверку согласно распоряжению ГНАУ «Об удостоверении на проверку» от 20.05.97 г. № 89-р. 
К таковым относятся денежные документы, бухгалтерские книги, отчеты, сметы, декларации и прочие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджеты, взносов в государственные и целевые фонды. 
Может контролироваться наличие свидетельств о государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности, специальных разрешений (лицензий, патентов) на ее осуществление, а также порядок проведения расчетов с потребителями. Инспектор имеет право требовать только эти документы. А если ему необходимы еще и другие (письма, факсы и т. п.), это должно быть документально зафиксировано в новом распоряжении. Устные требования в такой ситуации недействительны. 
Если налоговый инспектор хочет ознакомиться с документами, содержащими коммерческую тайну или конфиденциальную информацию согласно внутреннему положению предприятия, ему следует сообщить, что это документы особого вида секретности.

Документооборот у физических лиц – СПД 

Поскольку ГНА, Пенсионный фонд и прочие контролирующие органы во время проверок финансово-хозяйственной деятельности физических лиц – СПД выдвигают такие же требования к их документации, как и к документам юридических лиц, по нашему мнению, физлица при определении сроков хранения своих документов должны руководствоваться Перечнем типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий (утвержден приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 и зарегистрирован в Минюсте 17.09.98 г. под № 576/3016). 
Норма ответственности за умышленное уничтожение, повреждение или хищение официальных или частных документов предусмотрена ст. 357 Уголовного кодекса: хищение, присвоение, требование официальных документов, штампов или печатей или завладение ими путем мошенничества или злоупотребления служебным положением, их умышленное уничтожение, повреждение или сокрытие, а также осуществление таких же действий в отношении частных документов на предприятиях, в учреждениях или организациях независимо от формы собственности, совершенное по корыстным мотивам или в других личных интересах, — караются штрафом до 50 н. м. д. г. (850 грн.) или ограничением свободы на срок до трех лет.

Регламентация документооборота 

Грамотно построенная система документооборота не только упрощает работу финансово-экономической службы, но и позволяет значительно повысить эффективность финансового управления компанией. 
Документооборот существует в любой компании — от небольшого магазина до крупного холдинга. Но далеко не все уделяют внимание его регламентации, хотя с развитием бизнеса такая работа становится необходимостью.
Возможно, сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее это позволит им сэкономить время при выполнении своих обязанностей — а значит, работать эффективнее. 

Любая компания в связи с ростом числа сотрудников и контрагентов сталкивается с потоками неструктурированной информации. Без регламента документооборота на любом предприятии будут запутанные маршруты прохождения и потеря документов, нечеткая номенклатура дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязь между ними и получить оперативный доступ к истории соглашений. 

Кроме того, регламент документооборота — это инструмент повышения дисциплины сотрудников. Персонал приходится учить и работе на компьютере, и правильному оформлению документов. Если работник обладает этим навыком, умеет обращать внимание на детали, он становится более дисциплинированным. Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадают в офис компании, следовательно, можно контролировать и платежи, и работу.

С чего начать разработку регламента 

1. При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, — это закрепить за разными подразделениями перечни документов, с которыми они должны работать. Таким образом, технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку ИT-системы — через рекламный отдел. Достичь этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений. 

Когда компания решает внедрить CRM-систему, представители фирмы-производителя, как правило, требуют составить регламент документооборота. Это необходимое условие автоматизации процессов. 
Поэтому целесообразно создать рабочую группу при участии начальников отделов, через которых проходят документы. Общими усилиями группа создает формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних потерь времени на оформление и согласование. 
2. Количество и назначение регламентов определяется, прежде всего, составом операций, выполняемых в компании, направлениями деятельности и спецификой бизнеса. 

Регламенты, как правило, разрабатывают разные отделы: общий отдел – регламент по всем входящим и исходящим документам; договорной — регламент договорной работы; финансовая служба — блок регламентов финансовых процедур. 

Регламенты определяют общие принципы действий. Из них понятно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать. Для этого существуют инструкции — более детальные документы, в которых описано, что необходимо делать, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании. Для работы с входящими письмами не нужен регламент, достаточно инструкции. 

Чтобы сотрудникам было ясно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся тренинги. Сначала документы рассылаются по всем отделам, принимающим участие в процессе. Со временем всем сотрудникам разъясняется схема работы на примере одного из сложных текущих проектов, в т. ч. пункты, которые можно толковать по-разному. По результатам таких тренингов вносятся корректировки и в регламенты, и в инструкции. 

3. Один из наиболее трудоемких — регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплены порядок и сроки представления документов от магазинов в офис. 

Специфический инвестиционный регламент определяет процедуру горизонтального согласования этапов работ между разными службами во время строительства новых магазинов. Иными словами, работы согласовываются и со службами, занятыми в строительстве, и с теми, кто будет работать в них. 
В регламенте договорной работы указывается, кто инициатор контракта, какие работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика и в какой срок, что и с кем надо согласовать. В планово-бюджетных регламентах описаны порядок и сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции и ответственность, методики корректировки бюджетов и анализа их выполнения и т. п. 

В компании целесообразно разделить регламенты внутренние (например бюджетный) и внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описывается методология проведения работ и взаимодействия с заказчиком.

Как контролировать документооборот 

Регламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов. Приведем несколько примеров контроля документооборота в компании А. 

Все письма регистрируются, а затем передаются заместителю генерального директора. Он распределяет документы для исполнителей и ставит пометку «ДО», если нужен особый контроль. Это означает, что до указанной на документе даты работник должен отчитаться о выполнении документа письменно или по электронной почте: какие действия совершены, каковы результаты и какие проблемы возникли. Только после этого отчета будут приниматься дальнейшие решения. 

Компания А имеет особый бланк идентификации документов. Прежде чем передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и прочее (см. табл. 1). Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом. Например, инженер, выезжавший для наладки оборудования, или менеджер, проводивший переговоры с заказчиком.

Таблица 1. Пример регистрации приема и передачи документов
№ Регистрационный номер От кого Kому Задача Получено от отправителя Передано адресату Получен ответ
1 ВИХ221/06 Рыбака В.Г. Максимчуку А.М. Утверждение 17.04.06 18.04.06 19.04.06 
2 ВИХ222/06 Максимчука А.М. Ласкину М.О. Рассмотрение 17.04.06 18.04.06 
3 ВИХ223/06 Ласкина М.О. Франчуку Р.В. Предложения 17.04.06 18.04.06 


Один из инструментов контроля документооборота — их оценка согласно заранее определенным критериям, по крайней мере при регистрации, постановке на контроль и снятии с него, передаче в архив. Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, занятых их обработкой, временем обработки. Точность измерений повышается благодаря передаче документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров — формы, давно применяемой в делопроизводстве. 

Реестр можно составлять как в электронном, так и в бумажном виде, в форме таблицы, содержащей информацию о том, от кого, кому, для каких целей и в какие сроки передан документ. При необходимости можно включать в него и дополнительные сведения, например фактический срок обработки документа. При этом в регламенте закрепляется время обработки, что позволяет спрогнозировать время его поступления на следующий этап маршрута. 

Использование реестров позволяет сформировать статистику обработки документов, а по результатам измерений можно определить, когда возникают проблемы и с чем они связаны. Это может быть кадровый вопрос (сотрудник не справляется, увеличился объем работы), инфраструктурный (не хватает копировальной техники) и т. п. 

Безусловно, контролем и анализом документооборота в компании должна заниматься специальная служба или отдел. 

Регламенты документооборота важно не только создать, но и поддерживать, в противном случае они могут утратить свою актуальность. Нужно своевременно их корректировать, если что-то изменилось в процессах. 

Контроль может быть разным. Например, если в срок не сданы бюджеты подразделений, можно провести беседу с ответственным сотрудником. Если же пропущены все сроки и руководитель должен принимать ответственность на себя, нельзя исключать наложение на сотрудника штрафа. Когда речь идет о вовремя не согласованном договоре, его можно вернуть на доработку, предварительно выяснив причины срыва сроков, или применить меры административного влияния – штраф, депремирование. 
Специальный отдел контроля документооборота, по нашему мнению, целесообразно создавать только в крупных компаниях. 

Важна обратная связь с сотрудниками компании. К сожалению, далеко не всегда по документам можно составить представление о реальном состоянии дел. Поэтому каждую неделю целесообразно собирать руководителей отделов, обсуждать процесс выполнения проектов. 

Часто сотрудники высказывают то, что хотя и не отражено в документах, но является основанием для корректировок планов и бюджета компании. 

Контролируя документооборот, мы контролируем бизнес-процесс, отслеживаем его основные составляющие. Поэтому контролировать документооборот в определенном процессе должен человек, владеющий этим процессом, — функциональный руководитель. Хорошо, если удастся привлечь сотрудников компании к контролю документооборота. Например, сотрудник, принимая участие в процессе, видит, что передача документа организована неоптимально.
Тогда он должен проинформировать об этом руководителя — в т. ч. и потому, что возможные срывы усложняют его же собственную деятельность. Если срывы носят постоянный характер, следует внести изменения в процедуру документооборота.

Как избежать бюрократизации 

Чрезмерная бюрократизация документооборота усложняет деятельность компании. Как ее избежать? 
От излишнего документооборота и согласований спасает делегирование полномочий центрам ответственности. Если в конечном итоге за выдачу пачки скрепок отвечает кладовщик, то виза генерального директора не нужна. 

Руководитель подразделения может наделить подчиненных определенными полномочиями и не брать на себя решение всех вопросов. 

Иногда работа нескольких отделов пересекается и регламент, созданный одним отделом, противоречит регламенту другого. Выход из этой ситуации только один — переговоры. Если же регламент создается несколькими отделами одновременно, то проводится первичное согласование путем его отправки всем отделам. Каждый отдел готовит свои замечания, которые обсуждаются совместно. 

Можно также порекомендовать периодически, например раз в месяц, просматривать уже отработанные документы. Если очевидно, что без одного из них можно обойтись, в следующий раз такой документ изымается из «цепочки» документооборота. 

Когда регламент разрабатывают сотрудники, инициирующие создание документов, лишние «звенья» из цепочки прохождения документов исключаются. Но ни один регламент не может быть абсолютно отработанным. Поэтому в нем следует предусмотреть и возможность отклонения от процесса, то есть учесть результаты его нарушения. Ни случаи принятия волевых решений, ни процедуры административного влияния не должны оставаться за рамками регламента. В нем необходимо прямо указывать, как действовать в случае отклонений или нарушений.

Общие правила организации документооборота 

Документооборот – это прохождение документа с момента его создания или получения до выполнения или отправки. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для управленческих решений.


Принципы документооборота: 
-четкая организация движения документов. Поток документов должен быть прямым,то есть исключать ---обратные или повторные маршруты; 
-однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя; 
-оперативность; 
-согласование на всех этапах выполнения до подписания руководителем


Все документы делятся на три документопотока: 
-входящие (поступающие); 
-исходящие (отправляемые); 
-внутренние (создаются на предприятии и не выходят за его пределы).

Документы, функционирующие в сфере управления предприятием, делятся на следую-щие основные группы:

-организационные (устав, правила внутреннего распорядка, коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом, положение о структурных подразделениях и т. п.), место хранения – директорат; 

-распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения), место хранения – отдел документационного обеспечения; 

-документы о личном составе (приказы по личному составу), место хранения – отдел документационного обеспечения; 

-трудовые контракты (договоры) (личные дела, личные карточки, трудовые книжки), место хранения – отдел кадров; 

-финансовые и бухгалтерские (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета приходов и расходов, акты ревизий, лицевые счета по зарплате и т. п.), место хранения – бухгалтерия;

-нормативные документы от вышестоящих организаций (лицензия на ведение деятельности, сертификат о предоставлении услуг), место хранения – директорат.

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, регистрация, распределение корреспонденции; передача и доставка; учет документооборота; контроль за выполнением.